Metamorphose über Nacht

Einen Tag nach der Emmi Generalversammlung lud das Unternehmen seine Belegschaft zum grossen Mitarbeitendenanlass ein. Innerhalb von zwölf Stunden verwandelte sich die Halle 1 von einer Generalversammlung zu einem Rock-Festival. Dafür ist viel Planung und Erfahrung notwendig – und das eine oder andere Guetzli.

Erschienen im Geschäftsbericht 2022/2023, Oktober 2023

 

Um zwei Grossanlässe innerhalb von zwei Tagen erfolgreich durchzuführen, muss jede Schnittstelle reibungslos funktionieren und jeder Handgriff sitzen. Wir haben den Verantwortlichen beim grossen Umbau über die Schultern geschaut.

 

Donnerstag, 13. April 2023, ab 15.00 Uhr

Aktionärinnen und Aktionäre der Emmi strömen hinein. Die Halle 1 präsentiert sich in der klassischen Einrichtung einer Generalversammlung: Bühne, Leinwände, Rednerpulte, Tische und Stühle – alles in grosser oder zahlreicher Ausführung. Um 16.00 Uhr beginnt der offizielle Teil. Die Emmi Gäste sitzen an Tischen und verfolgen die Reden. Zwei Stunden später wird das Nachtessen serviert, bevor um 21.00 Uhr die Türen wieder geschlossen werden. Und jetzt geht es in der Halle 1 erst richtig los.

 

Einen Tag davor, am Mittag

Am Tag vor der Generalversammlung treffen wir Mirjam Fölmli, Projektleiterin bei Furrer Events. Sie verantwortet die Emmi Anlässe seit vielen Jahren. Die Emmi GV ist eine von drei grossen Generalversammlungen, die innerhalb von 13 Tagen bei der Messe Luzern durchgeführt werden. Somit gilt: Synergien nutzen. Insbesondere, wenn dazwischen noch ein Mitarbeitendenanlass stattfindet. Bei solchen grossen Projekten müssen alle Beteiligten Hand in Hand arbeiten: die Agentur Furrer Events AG, der Technik-Partner auviso, die Firma eventdekorationen.ch und die Gastronomie sowie das Team der Messe Luzern.

«Die Herausforderung ist es, stets den Überblick zu haben und nichts zu vergessen. Aber dafür gibt es Pläne», lacht Mirjam Fölmli und zeigt den Stapel Papier in ihren Armen. Ablaufplan, Technikplan, Regieplan. «Die Planung ist das Herzstück. Je detaillierter wir planen, desto besser läuft alles ab», sagt sie. Und so sind auf dem Ablaufplan Zeilen zu finden wie: «14.50 Uhr, Abschrankung im Foyer öffnen» oder «16.59 Uhr, CEO geht zum Rednerpult».

 


Was kommt wohin? Mirjam Fölmli (rechts) an einem der zahlreichen Briefings während des Umbaus.

 

Ebenfalls bei den letzten Vorbereitungen dabei ist Patric Hofstetter, Key Account Manager bei auviso. Auch er unterstreicht die Wichtigkeit der Planung: «Wenn Events direkt aufeinander folgen, gibt es keinen Puffer. Es muss alles reibungslos funktionieren.» Dafür wird nicht nur wochenlang geplant, sondern es werden auch möglichst viele Synergien genutzt. «Es gibt Installationen, die wir bereits vor der ersten GV, also zwei Wochen im Voraus, montieren, jedoch erst beim Mitarbeitendenanlass einsetzen», erklärt er. So zieht sich das durch: von Scheinwerfern über Moltonwände bis hin zur Höhe von Bühnenkanten.

Für Mirjam und Patric ist die jahrelange Zusammenarbeit ein entscheidender Vorteil: «Wir kennen uns sehr gut und vertrauen uns. Das macht vieles einfacher», sagt Patric. Und so sind die beiden auch einen Tag vor dem Anlass ruhig und gelassen. Nervosität haben sie keine, dafür aber tausend Dinge im Kopf, wie Mirjam sagt: «Ich habe mein Handy Tag und Nacht griffbereit, weil mir immer wieder Sachen in den Sinn kommen und ich diese notiere.»

 

Donnerstag, 13. April 2023, 21.00 Uhr

Die Aktionärinnen und Aktionäre haben die Halle verlassen. Jetzt ist der Aufmarsch der Helferinnen und Helfer des Freizeitclubs Nunwil. Seit einigen Jahren unterstützen sie beim Auf- und Abbau der zahlreichen Tische und Stühle. Dass sie Erfahrung haben, sieht man sofort. Gekonnt werden Stühle gestapelt und abtransportiert. 90 Minuten später ist die Halle leer.

Währenddessen trifft Mirjam letzte Abklärungen betreffend Beschriftungen und Technik. Gleichzeitig kommen die Verantwortlichen der Gastronomie der Messe Luzern zum Briefing zusammen. Auch sie müssen spät abends Vorbereitungen treffen. Und im vorderen Teil der Halle ist bereits Marc Rachtan engagiert am Werk. Er ist Projektleiter Raumdesign bei der Firma eventdekorationen.ch, dem Tochterunternehmen von rent-a-lounge.ch, und für die Einrichtung sowie die Dekoration des Mitarbeiteranlasses zuständig. Erstes Mobiliar hat er vor der Generalversammlung hinter den schwarzen Moltonwänden verstaut, um es jetzt griffbereit zu haben.

 

«Die Planung ist das Herzstück. Je detaillierter wir planen, desto besser läuft alles ab.»

Mirjam Fölmli, Projektleiterin Furrer Events


 

«We rock together» als Motto

Der Mitarbeitendenanlass soll ein «Music Festival» werden mit verschiedenen Zonen und einer grossen Hauptbühne. Jede Zone ist anders gestaltet – von der bunten Zone mit Wimpeln und Ölfässern bis zur edlen Lounge komplett in Schwarz-Weiss. Entstanden ist diese Welt im Kopf von Marc. «Ich kreiere Farbwelten und zeichne dann alles auf dem Schreibtisch auf. In einer so grossen Halle kann man gut mit Zonen arbeiten und sich verwirklichen. Das macht Spass», sagt er begeistert.

 

Donnerstag, 13. April 2023, 22.30 Uhr

Während die Mitarbeitenden von auviso die 38 mal 8 Meter grosse Leinwand einrichten und die sechs Beamer aufeinander abstimmen, rollt Marc im vorderen Teil der Halle schwarz-weisse Blachen aus. Ihre Arbeiten haben nun richtig begonnen. Die Bühne muss umgebaut sowie Möbel und Dekomaterial von 100 Paletten zu einem Festival arrangiert werden.

«Es ist schön, in der Nacht zu arbeiten. Man hat seine Ruhe», schmunzelt Marc. «Wichtig ist, dass wir gut verpflegt sind. Das hält die Stimmung hoch.» Und so hat er für sein Team jede Menge Kaffee, Snacks und Süssigkeiten bereit. Die Wichtigkeit der Verpflegung unterstreicht auch Mirjam. «Die Crew muss sich stärken können, auch in der Nacht. Wir achten darauf, dass es immer genügend Esswaren und kleine Leckereien hat.»

 

Donnerstag, 13. April 2023, 23.00 Uhr

Mit einem Guetzli in der Hand kommt Steven Keller, Projektleiter bei auviso, auf seinem Scooter angebraust. Er sorgt für einen reibungslosen Ablauf vor Ort und ist die erste Ansprechperson bei technischen Fragen. «Ich bin zufrieden. Es läuft alles sehr gut», meint er. Und tatsächlich, in der Halle wird zwar überall fleissig gearbeitet, aber es herrscht kein Gewusel und keine Hektik. Trotzdem ist Steven mit seinem Scooter bereits wieder am anderen Ende der Halle, um beim Bühnenumbau zu unterstützen.

 

Freitag, 14. April 2023, 8.00 Uhr

Marc sitzt in der Lounge und rückt eine Blumenvase zurecht. «Bloss nicht zu lange sitzen bleiben, sonst kommt die Müdigkeit», scherzt er. Betritt man die Halle 1, erinnert nichts mehr an die gestrige Versammlung. Man befindet sich mitten in einem Festival. «Und wenn das Licht dazukommt, wird es noch besser», sagt Marc freudig. Während er in den wohlverdienten Feierabend darf, sind die Mitarbeitenden der Gastronomie der Messe Luzern schon wieder fleissig. Marktstände aufbauen, Mise en Place vorbereiten.

 

Freitag, 14. April 2023, 17.15 Uhr

Es ist angerichtet und alle sind bereit. Die Show kann beginnen. Die Moderatorin begrüsst die Emmi Mitarbeitenden: «Herzlich willkommen zu We rock Emmi!» Und so wird den ganzen Abend lang gerockt, bis auf dem Ablaufplan von Mirjam steht: «23.30 Uhr, Türschliessung».

 

 

Kompakt

Emmi führte einen Tag nach der Generalversammlung ihren Mitarbeiteranlass durch.
Innerhalb von einer Nacht wurde die Halle 1 komplett umgebaut.
Dank einer sehr detaillierten Planung und der Nutzung von Synergien sind solche Umbauten überhaupt möglich.

Der Umbau im Zeitraffer

 

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